◆仕事は正確かつ計画的に

日常の業務は、基本的で簡単な業務が組み合わされているものが多いのですが、入社したばかりのころは手順に従って繰り返す事務的作業が中心になります。その場合、もっとも重要なことは、「正確かつ確実」であることです。正確かつ確実とは、上司やお客様からの指示どおりに仕事を進め、ミスやもれがないことです。ミスやもれは上司やお客様に迷惑をかけることになります。ミスが多い人は、社内の評価にも繋がりますのでどんなことでミスをしているか自己分析や環境分析を行いましょう。
ミスやもれが課題である方は、次の点に注意して取り組みましょう。

①　指示を受ける時は必ずメモを用意する。

②　メモを見直し、指示受けのミスをなくす。

③　作業のあとに必ず点検を行う。

④　口頭だけでなくメモを用いて連絡のミスをなくす。

上記のことを意識する事で、正確な行動が出来ます。周囲を巻き込んで仕事をする場合、ミスをしてしまったら他人にも影響されます。ミスを修正するだけで時間を使いますので、効率的な仕事の為には、正確性を求められます。

仕事には、納期があります。納期とは、お客様と約束した期限や、上司から指示された期限までに仕上げることです。仕を納期までに仕上げるためには、それぞれの仕事の優先順位を決めてスケジュールを立てることが必要です。
スケジュールを立てる目的は、納期までに仕上げるためなので納期までに何をすべきなのか確認する事が出来ます。
予定を意識して行動することで自分が何をすべきなのか逆算して実行できます。
その予定に関係している他の方がいる場合は、スケジュール管理システムに一緒に設定することで相手にも通知がいき予定がリマインドされます。人間は忘れてしまう生き物なので、スケジュール管理をしないと予定すら忘れて相手に迷惑をかける場合もあります。相手としては、この人大丈夫なのかなと思い今後の仕事の取り組み方に直結されてしまいます。
スケジュールは、つぎの手順に沿って作成します。

①　月間予定表に、毎月、定期的に行う業務を書きこむ。

②　仕事の納期と期間を書きこむ。

③　週間予定表に打合せなどを書きこむ。

④　週間予定表を確認しながら、日々の計画を書きこむ。就業時間の１割を、余裕の時間としてみておく。

⑤　仕事のパートナーのスケジュールも書きこむ。

仕事を効率的かつ合理的に進めるには、PDCAのサイクルに沿って進行していくことが効果的です。PDCAとは、Plan、Do、Check、Actionの頭文字です。

PDCAを繰り返すことにより、ミスのない仕事と、つぎのステップへの成果が得やすくなります。

◆パソコンは仕事の基本の一つ

パソコンは、文書や表を作るだけのツールではなく、社内や社外の情報ネットワークをつなぐ役割もあります。インターネットを通じて、情報検索やメール送受信に利用されています。

パソコンは一般的に、つぎのように活用されています。

①　社内外との電子メール（Eメール）のやりとりを行う。

②　社内用の受発注システムなど、会社の基幹システムから業務に必要なデータを取り出す。

③　会議資料などを作成し、プロジェクターで会議資料を映写する。

最近では、スマートフォンやタブレットを活用して出張先や外出先でも社内のシステムに接続し、必要な情報を取り出し、お客様に対応できるようにするといった事例もふえています。また、電子メールは、電話とならぶコミュニケーションツールとして仕事の上で大きな役割を果たしています。電子メール送信時には、次の点に注意しましょう。

①　宛先のメールアドレスを確認する。

②　「CC」「BCC」の使い方に注意する。

③　相手が読みやすいように作成する。

④　送信者の連絡先を明記する。

電子メールの他に、LINE　WORKS、Microsoft Teams、Slackといったチャットを使って情報交換する企業もあります。簡素に伝えたい内容だけを記述すればよく、電子メールよりもリアルタイムで情報交換することができます。
新型コロナウイルスの蔓延により、社会的にリモートワークを導入した企業が増加しました。
職場が自宅になる事により、業務が見直され改善されて生産性が上がった企業も増えたでしょう。
業務効率化のサービスが導入されて、ライフスタイルが変化した人もいるでしょう。
残業が減ったや、通勤時間が無くなった事によって働き方の変化のメリットを享受できてるかたもいるのではないでしょうか。

仕事を効率的にこなすためには、計画を立てて自分の仕事に取組み、自分に最適なツールを使って効率化を目指していきましょう。

このコラムのまとめとしてこの記事はいかがでしたでしょうか、仕事に対する意識・考え方・姿勢という点で参考になった部分ありましたでしょうか。目標を持ち仕事を行っているとうまく行かなかったり、ストレスを感じることもあると思います。
ストレスを感じているという事は、自分が出来なかったことを出来るようになっているということもあり良い傾向です。仕事のなかで成長を感じるには、自分のキャパシティを理解してストレスとうまく付き合う必要があります。侵入社員であれば、可能性を見込まれていますので能力や知識を身に付け、期待されているという自覚を持ちながら仕事に取り組んでみてはいかがでしょうか。意味をご理解する事が、向上心も上昇します。

ぜひ一度、私達の活動を知っていただけますと幸いでございます。

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