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ビジネス文書の基本

1.ビジネス文書の役割と書き方

社会では様々な文書が作られています。

近年では、社内・社外で電子メール(Eメール)が重要な情報手段となったため文書作成能力は社会人にとってますます重要となっています。

会社の業務には社内外の多くの人が関係しています。ビジネスの世界では電話とメールは社会人として出来て当たり前の一般常識です。

1つの仕事について、知ってる人と知らない人がいたのでは仕事をスムーズに進めることができません。関係者に同時に間違いなく同じ情報を伝えるには、文書がもっとも適しています。

また、会議などで話し合った際に全員が納得したつもりでも実は違う解釈をしていたということもあります。会議結果を議事録にまとめて確認しあうことでお互いの合意がとれます。以上によりビジネス文書の役割はつぎの2つに要約されます。

①情報の正確な伝達と共有

②後日の確認のための記録、証拠として保存

会社員イメージ写真

ビジネス文書に求められているのは完結でありながら事実を正確に記すことと必要事項をもらさず書き込むことです。文書には記録や報告、指示、案内、提案などの目的があります。

文書の目的に応じて記載事項の優先順位を確認して書きます。また、目的に応じて文書の体裁やことばづかいなども違ってきますので最初に何のための文書なのかを確認することです。

挨拶状など特別な礼儀を重んじた社外文書以外は横書き(A4判)がビジネス文書の基本です。また、ほとんどの場合手書きではなくパソコンで作成します。

正確にわかりやすく書くために次の事に注意します。

①5W2Hにもとづいて書く。
(5W2H・・・Whenいつ Whereどこで Who誰が What何を whyなぜ Howどうやって How muchいくらで)

②箇条書きを用いる。

③1つの文書は同じ文体で書く。

④礼儀正しく丁寧に書く。

⑤1つの文書にいくつもの用件を入れない。

⑥時機を逃さずタイミングよく書く

⑦上司の承認を得てから発信する。

2.ビジネス文書の種類

社内文書は、用件が社内の人に迅速かつ正確に、簡潔に伝達されることがねらいです。

会社の組織規模が大きくなればなるほど内部の機構が複雑になりスムーズな情報の伝達を口頭だけに頼ることが難しくなります。そこで各種の社内文書が情報伝達の手段として重要な役割を果たすことになります。業務を合理的に進め円滑なコミュニケーションをはかるためにも社内文書は欠かすことができません。社内向けとはいっても仕事上の重要な文書ですから特に次のことが無いように心がけましょう!

①個人名が必要なもののほかは、原則、受信者・発信者ともに部署名、肩書名でだす。

②頭語・結語、全文・末文など儀礼性の強い部分は省く。

③箇条書きを多用する。

会社員イメージ写真

社外文書は形式を整え、先方に敬意を表し、かつ正確に意向を伝えるなどが要求されます。また、社外文書はたとえ個人名でだすとしても会社を代表して書いているという自覚をもつことが必要です。社外文書の書式や内容に不備があった場合は自社への評価に大きな影響を及ぼすこともあります。

社外文書に以下の決まりがあります。

①頭語と結語は対応させる。一般的には「拝啓」と「敬具」がつかわれるが内容によって適切に使い分ける

②社外文書の敬称は、相手によって使い分ける。

③頭語のあとに「新緑の候」のようにその季節に最適な時候の挨拶をのべる。

④前文・末文のあいさつは和不動産用にふさわしいものを書く。

一般的に前文では先方の繁栄を祝福することば、平素の感謝を表す言葉を述べ、末分は愛顧を願う一文でまとめる。

3.社内文書の種類と作成例

①報告・届出のための文書

②指示・提案・決裁のための文書

③連絡・調整のための文書

定型業務で用いられる書式化された文書を総称して帳票といいます。

4.社外文書の種類と作成例

・依頼状:見積もりの依頼など

・通知状:価格の改定、休暇のお知らせなど

・督促状:入金や納品の遅延に対する督促など

・その他:請求上、紹介状、断り状、交渉上、抗議状、わび状など、

5.社外文書の出し方とわかりやすい文章の基本

ビジネスでは、一般的に会社名やロゴ、トレードマークなどが印刷されている封筒などが使われています。郵便の種類には、普通郵便、速達、書留(内容証明・配達証明)などがありその他の配送・通信サービスとして宅配便、メール便、航空便があります。

6.電子メールの書き方

書面での手紙はある程度伝統的な形式に沿って書くことが求められます。たとえば封筒の表書きの宛名の書き方、頭語と結語をきちんと対応させる。

一方、電子メールは形式的に書くことよりもできるだけ簡潔に用件を書く方がよいとされます。しかしまったくルールがないというわけではなく、「形式的でなくてもよい」といっても「自分なりの方法で勝手に書いてもよい」という意味ではありません。
業務効率を上げるためにも様々なパターンの構成や定型文を作っておくのもいいでしょう。

相手と気持ちよくやりとりを行い、良好な関係性を構築するには一定のルールを知っておく必要があります。
メールを送る人はその会社の代表だと思ってください。取引先やお客様とのメールで、最低限のルールも知らずに失礼なメールを送ってしまったら誤解を与えてしまう可能性もあります。
企業のイメージダウンを避けるためにもメールのマナーはとても重要なのです。

基本は1メール1用件です。いくつもの用件をいれると相手が用件を見落としてしまうかもしれないからです。いくつか用件を記さなければならない場合は重要な要件を最初に記します。
箇条書きを用いて要点が相手に伝わるよう工夫するなど、相手の立場になって作成することも大切です。

新型コロナウイルスの影響で在宅勤務になり、社内外でのメールのやり取りが増えた方もいらっしゃると思います。
これを機にご自身のメールの書き方を見直してみませんか?

ぜひ一度、私達の活動を知っていただけますと幸いでございます。

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