コミュニケーションとビジネスマナーの基本

社会人になると、社内外の相手とのコミュニケーションを取ることになります。年齢、立場、価値観など違う人と仕事を進めていくことになりますので、こちらの意思を相手に理解してもらい、相手の言うことがわかるコミュニケーションを取る必要があります。積極的にコミュニケーションを取ると、業績効率に繋がり、ミスを回避でき、売上に繋がっていきます。

4月ということもあり、企業の新社会人向け教育プログラムには入れる事をおすすめします。

良好なコミュニケーションのためには日ごろから次のようなことに気を付けておく必要があります。
ざっと一覧にしましたので確認ください。

• あいさつは自分から明るくする。
• 明るく「はい」と返事する。
• 朝礼、ミーティング、会議では、人の話を良く聞き、積極的に発言する。
• 報告・相談・連絡　をこまめにする
• 状況にあった効果的な意思伝達の手段をとる。（電子メール・電話・直接会う）
• 職場内のルールを守り、職場での信頼を得る。
• 仕事を離れたところでの人間関係も、おろそかにしない。

仕事では、コミュニケーションを通して、相手の意思を理解し、心で思ったことを行動として相手に伝えるために必要になるのが、ビジネスマナーです。そして、ビジネスマナーの基本となる「人に迷惑をかけない」、「人に敬意をはらう」、「人に好感を与える」を忘れなければ自然と身についてきます。

職場での１日は、出社時のあいさつから始まります。自分自身も周りも気持ちよく仕事をするためにも「おはようございます」を元気よく明るい声で言いましょう。返事もあいさつと同様に明るく元気に「はい」と答えましょう。あいさつや返事により、職場の人との円滑なコミュニケーションをはかることができます。

あいさつの基本となるおじぎは、心をこめて行う事が大切です。ここではおじぎの基本を学んでいきましょう。①立ってきちんと足をそろえ、背筋を伸ばし、すみやかに上半身を前に傾けます。②手は、男性は太ももの横につけたまま、女性は両手のからだの前で軽く重ねるのが丁寧なあいさつです。③上半身を傾けておじぎをしたら、一旦静止します。④からだはややゆっくりとおこします。相手への敬意をこめて行いましょう。

職場ではそれぞれルールというものがあります。ここでは、細かくルールについて学びましょう。

①職場のルール

会社で働くための基本ルールとして「就業規則」があります。労働時間や休憩時間、休暇・休日などについては就業規則にて定められています。

②出社・退社ルール

職場の一員として、周囲の人たちに迷惑のかからない行動をとるよう心掛けることが大切です。出社時には明るくあいさつをしましょう。ぎりぎりの時間に職場に飛び込むのではなく、時間に余裕をもちましょう。終業時間には上司に報告をし、指示を受けます。そして最後に、元気よくあいさつをして帰ります。

③遅刻・早退のルール

遅刻・早退の予定があるときは、上司の許可を得て、届を出します。また、急な遅刻の場合は職場に連絡を入れ、会社に到着できそうな時刻を伝えましょう。

④残業・休日出勤のルール

残業や休日出勤は、上司の指示や了解のもとに行い、通常以上に手際よく仕事を終わらせるようにします。
「報連相」も重要です。進捗確認は、支援を受けるための情報発信になります。

⑤休憩時間のルール

休憩時間は頭とからだをしっかりと休め、休憩後の仕事に備えるのが目的です。プライベートタイムだからと勝手なことをしてよいというわけではありません。

⑥休暇のルール

会社の休暇にはさまざまな種類がありますが、有給休暇を取る時は、周囲に迷惑が掛からない様十分に配慮しましょう。また、繁忙期などを出来るだけ避け、事前に周囲の人に伝えておきましょう。

コミュニケーションとビジネスマナーは会社や自分と関わる人と、良好なコミュニケーションを図り、よい人間関係を築き、仕事を円滑にし会社の売上につながっていくのです。

ビジネスコミュニケーションの成功アイディア

ビジネスコミュニケーションを成功させるためのポイントについて紹介します。

心持ちや意識を変えることも重要ですが、自分や相手の特性を把握したり、コミュニケーション方法を見直したりする工夫も必要です。

自社のコミュニケーションにおいて、どのような点が不足しているのか、改善できるのかを考えながら取り入れてみてください。

自分のソーシャルスタイルを把握する
自分のソーシャルスタイルを把握し、相手のソーシャルスタイルを分析しながら、それぞれに合うコミュニケーションを取ることが大切です。

ソーシャルスタイルとは、他者にとってどのような印象に映るのか、人の習慣的な言動から考え方を4つの傾向に分類したものです。

この「ソーシャルスタイル理論」は、アメリカの産業心理学者、デイビット・メリル氏とロジャー・レイド氏によって、1960年代に提唱されました。

アナリティカル型：意見を聞き、感情を抑えた話し方をする
ドライビング型：意見を主張しつつも、感情表現は控えめ
エミアブル型：意見を聞き、感情表現が豊かなタイプ
エクスプレッシブ型：意見を主張し、感情表現もしっかりとおこなう
このように、ソーシャルスタイルの種類ごとに特性が異なるため、コミュニケーションの取り方にも違いが現れます。

自分はどのようなタイプなのかを把握することができれば、自分と相手の違いが理解できるため、尊重すべき部分も明確になるでしょう。

ビジネスコミュニケーションにおいて、自分と相手の考え方が異なることを意識し、相手を理解しようと努めるのは重要な要素です。

この方法を用いれば、コミュニケーションが苦手な人でも相手の考え方の傾向がわかるため、コミュニケーションが取りやすくなります。

コミュニケーション方法を見直す
ビジネスコミュニケーションを円滑化させるために、コミュニケーションの方法そのものを見直すのもひとつの手段です。

会話中ノートにメモを取るなどして、相手の情報を覚えておくことで「自分との会話を覚えていてくれている」という信頼感につながります。

また、対面でのコミュニケーションをおこなう際には、返事の仕方を変えて相手の目を見て素早く返事をするなどの工夫も重要です。

相手が言ったことを把握していると伝える目的で、相手の意見や言葉を復唱すれば、一緒に仕事がしやすいと感じてもらいやすくなります。

従業員間のやり取りを電話やメール、対面のみでおこなっていると、業務連絡のみに終始しがちになります。

相手を知り自分を知ってもらうためには、気軽に意見交換ができる仕組みが必要です。

チャットツールや社内SNSのようなツールを導入すれば、メールのようなビジネス書式が必要なく、気軽なコミュニケーションが可能です。

メールや電話だけでなく、チャットツールや社内SNSなどをうまく取り入れながら、ビジネスコミュニケーションの円滑化を図りましょう。

ぜひ一度、私達の活動を知っていただけますと幸いでございます。

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