★仕事の基本（報連相）

社会では上司や先輩の指示によって業務を進めて最後はきちんと報告をして業務を終了するのが基本です。

常に上司の意向に沿って効率的に仕事を進める事が必要です。

仕事の合間に定期的な打ち合わせや会議等やりとりがありますがそれは仕事を円滑に進めるために重要なことです。
報連相をご紹介いたします。明日から改善していきましょう！

 

☆指示を受けるときのポイントとは

 

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Why　　　→　狙いは何なのか？なぜそうするのか

What 　 →　目的・目標

When　　→　期限、約束の時間

Who 　  →　誰が？誰に

Where →　場所、行き先

How →　どのような方法で

How much →　どのくらいの費用がかかるのか

How many →　どのくらいの数量か

 

☆口頭または文書による報告

報告を行うときは、まず口頭ですべきか文書ですべきかの判断をします。そして以下の点に注意します。

①結論から話す。その次に理由や経過を述べる。

②事実について客観的に述べ、事実と自分の感想・意見・印象・推測などを区別する。

③報告事項は分類する。

④報告事項の中にうまくいかなかったことなどへの言い訳などを言わない。

⑤いくつかの事項について報告する際には、重要度の高いものから話すようにする。

 

★電子メールの利用

指示や報告、連絡・相談の手段として、電子メールを利用する事も増えてきました。

おもに指示をグループの全員に伝える場合や、定期的な日報や報告書などの提出に利用されています。

デメリットは送信した相手が確実にメールをひらいて見ているのかが分からないところです。

電子メールにて指示を受けた場合は、まず受信して読んだ時点で指示が自分に届いたということを伝えましょう！！

※間違ったアドレスに送信してしまうご送信といったミスは大きなトラブルにも繋がるかもしれないので気を付けましょう！

送信内容、宛名、アドレスは十分に確認したうえでお送りします。

リモートワークの普及により、chatwork,slack等のチャットアプリの活用も増えてきたでしょう。やはり報告・連絡・相談の簡略化や、見やすさを考えると職場での連絡ツールとして電子メールから移り変わっていくでしょう。

 

☆報告と連絡の仕方

一般的に上司などに対して行うのが報告であり、部署間や同僚間で行われるのが連絡です。

仕事の進行状況を確認し合い次の指示を仰ぐためにも報告や連絡を欠かせません。

進行中に疑問点にぶつかったり、思わぬトラブルが発生したときには、早めに対策を打つためにも迅速な報告や連絡が必要です。

★社内の連絡と社外からの連絡

口頭や社内電話、電子メールなどの方法がございますが、確実に伝わるようにメモを活用します。そしてその都度伝わったかどうかを後々本人に確認します。

社外で予定していた仕事が終わった場合は現在の状況、今後の予定、帰社予定時刻を伝え、自分への連絡事項の有無を確認しあらためて連絡を行います。重要なことは伝達漏れや進捗の確認しながら関係者に迷惑が掛からないように、情報を整理することが重要になります。報告・連絡のなかで相手が理解できるように数字や情報をまとめられるような知識をつける必要があります。

社内で売り上げを管理する場合、一覧で理解できるようにツールの活用をすることで報告・連絡・相談へと役立つでしょう。

★不測の事態が起きたときの対応

①直属の上司よりも上位者の指示を受けた時

→原則として上位者の指示を優先します。

ただし、必ず直属の上司に事情を説明し、了承を得ましょう！

②仕事が予定どおりに終わらない時

→原因や可能性を合わせて状況を報告し再度支持をあおぎます。

③仕事の途中でやり方に疑問が生じたとき

→初めは通常のやり方で進め、上司に疑問点について相談したり別の方法を模索します。

 

④緊急事態が生じたとき

→すぐに対応するべき案件は早急に対応し、その後すみやかに上司や担当部署に報告します。

 

★相談の仕方

自分一人で解決できない問題にぶつかったときはひとりで抱ええこまずに経験豊かな上司や先輩に相談することが重要です。

アドバイスをもらうことによって仕事を効率よく進められるように「気づき」が得られ、自分の成長にも役立ちます。

～相談する際のポイント～

①相談内容にあらかじめ整理し自分の考えをまとめる

②相談する相手の都合を聞いてから相談する。

③「結論」を相手に求めるのではなく「ヒント」をもらうつもりで相談する。

④問題が解決したときには相談した相手に結果をきちんと報告する。

個人的な事、感情が含まれる場合は、原則として電子メールでの相談は控えましょう！！

相談は基本的に電子メールで行うものではなく、とくに複雑な内容の相談の場合は避けるべきです。

企業のなかでも、相談しやすい環境を作ることで業務についてより理解が深まりので上記のポイントで相談できるような研修であったり、相談された場合のヒントを与えられるようなマネジメント層の研修も導入することで相談の質が上がるでしょう。

☆忠告の受け方

先輩や上司からの忠告は、あなたを「もっと伸ばそう」「もっと成長できる」と期待されているのです。

先輩や上司からの言葉に対し言い訳をしたり人のせいにしないで、むしろ前向きに「期待にこたえて頑張ろう」と素直な気持ちで聞くことが大切です。ポジティブに行動することが自分の成長に繋がります！

忠告を受けた際には必ず感謝の気持ちを述べるようにしましょう！！

☆忠告の仕方

「もっと伸ばそう」「もっと成長できる」と期待されている部下や後輩がいるのであれば以下のようにしてみるのが良いかもしれません。

褒めるときは人前で、叱る時は一人のときに。これは、部下を注意するときのセオリーです。

どれだけ正当性があったとしても相手の恨みを買います。
「侮辱された、恥ずかしい思いをさせられた」
こう思われた瞬間、上司と部下の関係は崩壊するのです。

逆に褒めるときは大勢の前の方が効果は高いものです。
自分が褒められているところを、同僚や後輩も見ているというのが誇らしいのです。

普段できが良い優秀な人で、リーダー的な存在の人を叱る時です。
この時は、個人を叱るのではなく、チームとして叱るのが大前提です。

リーダーが叱られているときはチーム全体の責任になります。リーダーが叱られていると思うのではなく自分やメンバーとしての不甲斐なさ自覚しましょう。

報連相はただ連絡をとる事が目的ではなく生産性を上げることが目的です。

報告・連絡・相談のコツとして

報告　

・結果や結論から伝える

情報伝達の短縮や上司が全体像を把握できるようにする。

・適切なタイミングで報告する

終わった仕事が終わった時、トラブルが発生した時、長期間の案件の時。

ポイント⇒認識の相違をなくす

連絡

・正確な情報を速やかに伝える

報告する際に正しい情報を把握して、今後の動向をどうするか明確にして、チーム内に共有する。

・ツールを活用する

文書を共有したり、ミーティングを開くなど連絡する場を作る。

ポイント⇒共通認識を作る

相談

・整理してから相談する

現在どういった状況で、目指すところは何なのか、過程について整理する。

・事前に仮説を立て解決方法を提案する。

「こういったり理由でうまく行ってないように思うので、こうしようと思っている」などと自分なりの仮説を合わせて伝えられると、相手も返答やアドバイスがしやすくなります。

ポイント⇒問題解決できるように情報を伝える。

上記のことを業務を落とし込み、生産性を上げましょう。

 

ぜひ一度、私達の活動を知っていただけますと幸いでございます。

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