1.表とグラフの役割と特徴

私たちの身の回りにはさまざまな数値の情報があふれています。

会社で扱う数値は、会社全体の仕事の結果を示すものであり、日々の業務やサービスに直結し、これからの活動に大きな意味を持ちます。「会社は数値で動いている」ともいえます。数値の情報を正しく早く理解できるかによって今後仕事にも影響してきます。

数値を表やグラフにすることは数値情報の把握、評価、判断のもっとも基本的な方法です。ベテランであれば経験の蓄積と鍛えられた日により膨大な量の情報から必要なものを的確につかみだすことができます。
経験が浅いうちは情報の量を前にしたらそれらがなにを意味しているのかもわからず判断に迷うものです。そこで膨大な情報を理解できる手段として表やグラフを活用します。

新聞記事、インターネットサイトから情報を得る際にも数値に関する情報は重要です。それ以外にも仕事上、数値にかかわる情報として以下の例があります

・伝票などの帳票類
・客観的な数値に関する情報
・集系した数値の情報

経験が浅いうちは情報の量を前にしたらそれらがなにを意味しているのかもわからず判断に迷うものです。そこで膨大な情報を理解できる手段として表やグラフを活用します。

■表・・・・ある情報について対象となる項目と内容を一覧で把握できるようにしたもの。表を作ることで全体の把握、詳細の分析を一覧で確認できる。
■グラフ・・・・表に示された複数の数値情報について対比や関係を図示したもの。グラフを利用することで表の数値を図示して、傾向や特徴を確認できる。

2.表の読み方・まとめ方

STEP1：標題で何を示した表かを読み取り内容の見当をつける。
STEP2：頭注・脚注を読んで、注意点を確認する。
STEP3：全体を見て、概要を確認する。
・項目を理解し、語句の意味を読み取る
・数値の単位（○千円、○万人など）実数（○個、○本）か割合（○％、○割など）を確認する。
・総数、総量、該当期間、規模、数値平均などを把握する。
STEP4：詳細を見る
・重要な項目、注目すべき項目を絞り込む
・基準となる数値を定める。
・数値相互の関連を見る。（小計、累計、構成比、増減比など。）
STEP5：結論を得る
読み取った内容をもとに、全体を総合的に把握する。

◆表のまとめ方

STEP1：目的を確認する。
・何を表し、どのような目的で使う評価を確認する。
STEP2：資料を収集する。
・目的に必要な項目を考え関連数値を集める。
・月次で集計する、総合計をだす、対前年比率を算出するなどデータの加工をする。
STEP3：資料の内容を検討する。
・資料の内容を検討する。
・資料の出所、数値の信頼性、数値に間違いがないか確認する。
・見たいもの、知りたいかものは何かなど項目を確認する。
・数値は細かすぎないか・大まかすぎないか、合計・小計などに計算間違いはないか確認する。
STEP:4構成を決定する
・表の種類、縦型・横型などの形式を考える。
・項目と数値の配列順は見やすいかを確認する。
STEP5：表を作成する。
・入力もれや入力ミスなどに注意する。
STEP6:項目と数値、合計・小計や前年度との差などを丁寧に見る。

3.グラフの作り方と特徴

多数の情報を含む封雑な表は、そのままではグア腑にできません。
グラフは、見たい情報を1つか2つの要素にしぼりこんでから作成します。
また、表現したい要素によってグラフの種類を選びます。

◆折れ線グラフ・・・時間の経過に沿った変化を示すのに適しています。
全体的な変化や周期が見て取れ、流れを追って予測も立てやすくなります。

◆棒グラフ・・・同一時点での数値の差を見るのに適しています。
目標の達成感を前年実績と比較するなど、比較順位をつけるのにも便利です。

◆円グラフ・・・構成比の内訳を示すのに適しています。

◆その他のグラフ・・・絵グラフ、面積グラフ、レーダーチャットなどさまざま
な表現方法があります。
整理した情報の見やすさ、表現したい情報の特徴や傾向から使い分けます。

統計・データを使う際にはその時の状況によって
うまく使い分けるようにしましょう！！

ぜひ一度、私達の活動を知っていただけますと幸いでございます。

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