皆さんは仕事をするうえで常に改善をしてまいすか？

改善という言葉は日常でもなじみが深い言葉だと思います。僕の印象的には単純だけど深い。そんなような印象を持ちます。というのも改善するとなったら今ある状態をより良くしていくために策を考え実行します。しかしもしそれがあまり良くない方向に行ってしまったりむしろ悪くなってしまったらそれは改善した、とは全くもって言えないと思います。

改善したいけども改善策を誤ってしまってはいけない、でも現状のままでもいけない。こんな葛藤に追われた経験はありますでしょうか？

こういった経験から改善していくこと自体に壁を感じ、一歩踏み出せないときがあるという人は私だけでなく同じ悩みがある人はいると思います。

しかし、改善することが大切なことは重々承知しています。どのように改善していけば良いのか、それを皆さんと一緒に考えさせていただきたいと思います！

改善の意味について

改善の意味は当然ご存知だとは思いますが、せっかくですので正しい意味について調べさせていただきましたので記載します。改善とはより好ましい・より望むものへ改めること、およびそのための創意工夫、の取り組みの意味で用いられる表現。だそうです。

改善の対義語には「改悪」という言葉があるそうです。改悪という言葉は初めて聞いたのですが、改悪は変更を加えて以前よりも悪い状況へ向かわせること。という意味だそうです。

似た表現で「改良」がありますが、「改良」は具体的な事物を対象とする場面で用いられやすく、「改善」は抽象的な事物に関する文脈で用いられやすいそうです。

もし改善しなければどうなるのか？

改善の意味を踏まえたうえで、改善を行わなければどうなってしまうのでしょうか？
プライベートでも改善した方が良い事は誰でもあるかと思います。
しかし仕事においては改善をしていかなければ結果につながらないと私は思います。
まずは改善しないとどうなってしまうのかという観点から一緒に考えていきましょう。

改善しないとどうなってしまのかを調べてみました。
その中から2つ紹介していきたいと思います。

①何度も同じミスを繰り返してしまう
個人として改善しなければならないいい例ですよね。
同じミスを繰り返し、同僚や先輩、上司に何度も同じ指摘を受けてしまったことがある経験はありますでしょうか？
私自身も経験があります。初めは多くの仕事を覚えなければならない方には多いみたいですが、半年、1年たっても改善をせずにお同じミスばかり繰り返してしまうと大変なことになってしまいますよね。小さなミスでもよくはないですがまだ救いようがありますが、大きなミスになってしまうと取り返しがつかないパターンになってしまう恐れがあります。ミスを何度か行う上で知識が身につき、体験での情報検索力が鍛えらるのでミスをした場合は改善することが一番重要です。

②報連相ができない
報告・連絡・相談は仕事をするうえでとても大切なことですよね。
報連相が出来ない人が改善せずにそのままにしておくと報連相できない人になってしまい職場の方に迷惑をかけてしまいます。職場の方だけでなく自分ひとりで仕事を抱え込み進めているということにもなるそうです。確かに報連相をしておけば上司の方や同僚に手伝ってもらえたり効率よく進める方法や指示をもらえるかもしれません。
報連相はコミュニケーションを取れていない証拠だと私は思います。特にミスをしてしまった時などは、職場の方と普段からコミュニケーションにより人間関係を深めていないと、報連相することを躊躇してしまうことがあります。報連相しなかったことにより更なるトラブルが待っている可能性があるので皆さん気を付けましょう。

このように日々の業務において何らかの問題や課題は常に存在していることがわかります。
このような問題を抱えた経験がある方は多いと思います。
誰もがそのような局面にぶつかり、多くの人が改善していると思います。
しかしながらなかなか改善するという癖がなくできない方もいらっしゃるかと思います。
私自身もまだ社会人経験も浅く、改善を1度や2度しただけではよくなっているのかが分からない事が多々あります。
改善しようとした結果、たとえそれが「改悪」になってしまったとしてもそのアクションで得たことによりもう一度改善したら良くなったという経験があります。
つまり私の考えとしては、改善しようとした結果、良くなることは理想ですが、改善するというアクションを起こすことが何よりも大切なのではないかと思っています。そこから得られることは改善して得られることと同じくらい大切なこととなると思います。

もし、職場で業務改善を行うのなら、業務改善ツールの導入の検討をしてみてもいいのかもしれません。ただし、闇雲にツールを導入したとしても業務が改善するわけではありません。改善するためには問題が生じている必要があります。なにもしなくても完璧な組織なんてありません。人数が多くなればなるほど、小さな問題点が生じてくるでしょう。例えば、報連相を効率的に行いながら後からでも確認できるようにすることが必要でしょう。また、組織のタスクの進捗を管理したいのであればチーム全体でタスク管理を行えるツールを導入すると良いでしょう。世の中に、業務改善ツールは製品として多々存在しているのでそれぞれの環境に適したツールの導入が工数削減や労働の見直しをしてくれるでしょう。業務改善ツールの開発を考えている方は、現場の導入にはコストや手間がかかってしまいますのでユーザビリティの高い製品でサブスクという形で利益を出していく事を考えると良いのかもしれません。

目的がないと失敗する

業務改善を行う際にはその目的を明確にしておくことが重要みたいです。
何のために業務改善を行うのかを常に意識していないことには、取り組みがあいまいになってしまい、着手しやすく解決しやすい問題にばかり目が向いてしまう事態が起きてしまうみたいです。このことにより本質的な問題解決が先送りになってしまう最悪の事態を生み出す可能性も考えられる。
色々調べてみた結果改善には目標設定を明確にしておくことが大切だということがわかりました。

では業務改善をするうえでどのような目的が良いのでしょうか？
すごくコンパクトでわかりやすいものがあったので共有したいと思います。
「何を・どこまでの範囲で・どのような方法で・誰が・いつまでに・コストは」
上記の内容を明確にすることが業務改善の効果的な目的だそうです。

企業には、売り上げという目標が設定されており売上管理表を作成することも目的を意識するうえで改善するうえで重要になってくるでしょう。

コストは会社規模の考え方であるので、個人の業務とはすこしかけ離れていますが、それ以外は改善に取り組む前に定めておくことで明確な目標がわかり、無駄なことをしない指標のようなものになってくれると感じます。

業務改善をすることでそれがたとえ個人のことであっても会社にとってプラスに働くことに繋がると私は思います。
先程は個人としては少しかけ離れていると言いましたが、コストなどを管理する仕事を任されたときに改善を明確化する癖をつけておけば、いざコストが関わってきたときによりよい結果を出せる確率が高まると思います。業務フローを一つずつ理解する点でも改善する事の重要性を改めて感じられると思います。

企業や、組織などでは業務改善するために研修制度等を取り入れて人材育成をして生産性の向上を図ることも事業を成長させるためには良いのではないでしょうか。研修担当者は、改めて会社にとっての問題点を修正できるように同じことだけの繰り返しではなく情勢の変化に対して都度アレンジしていきましょう。昨今では新型ウイルスまん延防止対策の影響から時代に合わせてリモートワークを取り入れる等、働き方改革される企業も増えてきています。経営陣も状況やオフィス賃料のコストなども理解しながら改善していく事が求められるでしょう。

常に改善することを日々意識しましょう

今回は「常に改善することの重要性」というテーマでお話しさせていただきました。
改善する習慣がないと、いざ改善したいとなった時に改善することができないだけでなく、何をすればよいのか分からなくなってしまい改善することを躊躇してしまう恐れがあります。
改善することを日頃から意識しておくことで個人にとっても会社にとってもプラスいなっていくと思います。
今日学んだ事を活かして日々改善することを意識しておきましょう。

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