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昔は仕事を見て盗めと言われた時代もあったそうですが、今や令和。
研修やOJTなど手厚い仕事へのサポートがあります。
さて、人に仕事を教える時に大事になるのはなんでしょうか。
いろいろな要素があると思いますが、重要なことの1つとして、仕事を言語化することです。

仕事を言語化できることで他人に伝えやすくなりますし、自分でも理解できるというメリットがあります。
この記事では仕事を言語化する方法と重要性についてお伝えしています。

仕事の言語化をする方法と重要性

それでは仕事を言語化する方法とはどういうものがあるのでしょうか。
まず、仕事を言語化するには、その目的は何か、その仕事が何を行っているのか、どのような成果を期待するか、どのようにするのかなど、その仕事に関する情報を明確にする必要があります。

情報を明確化しないと伝えることなどできません。
これは会社単位でも行われていることです。

何の目的で行うのか（why）はパーパス
会社が何を行っているのか（what）はミッション
どのような方向へ向かうのか(where)はビジョン
どのようにして向かうのか（how）はバリュー

このように会社のことを明文化しています。
例えば三井住友トラスト・ホールディングスは
パーパスに「信託の力で、新たな価値を創造し、お客さまや社会の豊かな未来を花開かせる」という会社が存在する理由を掲げ
ミッションでは「お客さまにとってトータルなソリューションを迅速に提供」「社会からの揺るぎない信頼を確立」「株主の期待に応える」「働くことに夢と誇りとやりがいを持てる職場を提供」と4つの経営理念を示した上で、
ビジョンには、「「The Trust Bank」の実現を目指して」と設定し、
バリューではの6つの行動規範を提示しています。
こうすることでステークホルダー全員が同じ価値観を有することができます。

それでは社員レベルではなぜ言語化するのがなのでしょうか。
ここでは3つの理由を挙げます。

タスクが明確になる

チーム全体で何をしているのか、どうしているのかという共通言語ができ、自分と仲間のタスクが明確化されます。
そのため、目的を達成するために必要な手順や流れを把握することができます。

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コミュニケーションが活性化される

チーム全体で何をしているのか、どうしているのかという共通言語があることでコミュニケーションが活性化されます。
また、他人の仕事を把握できることで進捗も管理しやすく、もしも余裕があれば巻き取るなども可能になるわけです。
このように共通言語のおかげで仲間との意思疎通がやりやすくなり、頻度も増えるというわけです。

より成果が出せる

当然、タスクが明確化されると、ゴールまで共有されるわけです。
コミュニケーションを頻繁に行いチームワークも出来上がった仲間とであればよりよい成果が生み出されます。

仕事を言語化する手段

それでは仕事を言語化する具体的な手段というのはどういうものがあるのでしょうか。

目的の定義

まずは言語化の第一歩は目的の定義です。
企業も社内全体の目的も決めています。仕事がどういう目的で行うのかを決めなければ言語化しようがありません。
例えば営業であれば社内で一番の売上を立てれる部署になると目的を定義します。
その上で売上○○円を達成すると必要があると逆算し、それをするために○○件の売上が必要だと逆算が可能になります。

このように目的を定義すれば言語化は容易いのです。

タスクの洗い出し

その上でタスクを洗い出します。
目的のためにするべき手段などを言語化できても、実際何をするのかのプロセスまで落とし込めなければ意味がありません。
そのためにはタスクを洗い出します。それと同時にタスクを洗い出せれば言語化しているのと同義です。

いかがでしたでしょうか。
仕事を言語化するのがいかに大切か理解してもらえたと思います。
また、仕事の目的やタスクの洗い出しができていない部下がいる場合は上司がすべてマネジメントするのではなく、業務の生産性はおちることが懸念されるものの言語化をできるように本質を理解させることも時には成長のためには重要になるでしょう。自らの仕事が言語化できていない場合は見つめ直すのもいいかもしれませんね。

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