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仕事をしていく上で、報告書であったり、取引先とのメールであったり文章を書く機会というのは多いものです。
とはいえ、文章は労力を使うため、電話や会話などで済まそうとする人も居ます。
ですが、言葉でのやり取りは相手の時間を奪うため文章には優れた点があるのです。
また、文章がうまい人は相手に共感してもらえるのですが、どういったことを考えているのでしょうか。

ここでは文章を書くことのメリットと相手に共感を生む方法を簡単にまとめてみました。

文章を書くことのメリット

アイデアを整理することができる

論理的な文章を書くためには、頭の中のアイデアを整理する必要があります。
アイデアを書き出すことで可視化できるため、優先度を明確にすることが可能です。

またアイデアを整理することで自分の考えが整理され、より深い層で考えることが可能になります。

コミュニケーション能力が向上する

言葉でのやり取りはリアルタイムなため、考える時間が短く、コミュニケーション能力が低いとうまく伝えることができません。
ですが文章を書くというのは、相手にどのように伝わるかを考える時間があります。
時間がたっぷりあるため、どのようにすれば相手に伝わるのかを参考にすることもできます。

そして文章は一人で書き手と読者になれるので、立場の入れ替えがしやすく、相手の理解しやすい文章を書くことができるようになり、結果としてコミュニケーション能力を磨けるのです。

情報を整理し、記憶力が向上する

文章を書くというのは、情報を整理し、視覚化することです。
この行為によって頭の中に情報が入ってきたときと、整理し情報を出すときの2回の接触機会があります。
つまり、同じ情報に倍の数触れられる上に視覚化することで、記憶が定着されるのです。

相手に共感を生む方法

相手の感情を理解する

相手の共感を生むためには相手の事を考える必要があります。
自分のことだけ考えていると共感してもらえるかは運になるのです。

その中でも共感という感情に訴えるのであれば、相手の感情を理解するのが不可欠。
まずは、相手の立場や状況を理解し、相手が感じているであろう感情を考慮することが大切です。
相手が抱える問題や悩みに共感し、自分も同じように感じた経験を伝えることで、相手の気持ちに寄り添いやすくなります。

例えば、「私も以前同じような状況に立ったことがあって、その時はこのように解決しましたよ」と伝えることで、相手に対して自分も同じような経験を持っていることを示すことが可能です。

相手の気持ちを尊重する

相手の感情を否定したり、軽視したりすると相手は共感してもらえなくなってしまいます。相手の気持ちに寄り添い、相手の気持ちを尊重することが大切です。
例えば、「それは辛いですね。私も同じように感じると思います」と相手の感情に同意しつつ、共感を示すことができます。

共通点を探す

人間というのは共通点があると自然と距離が近くなります。
なので、共通点を探すというのも共感を得るために大事なポイントです。

相手と共通の趣味や好み、経験があれば、その話題について語ることで、相手に自分との共通点を感じさせることができます。

いかがでしたでしょうか。
文章というのは自身の思考の整理になり、共感には相手を理解するというのが必要になります。
この両方を使いこなして、相手に共感する文章を書いてコミュニケーション能力を鍛えましょう。

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