PREP法を活用した会話術
日々の営業活動に役立つ情報を配信していますが、今回のタイトルはこちらです！
「ＰＲＥＰ法を活用した会話術」になります。
話し上手な先輩と、話下手な自分の違い
有名な文章作成・構成術で、主にビジネスシーンでの文書やプレゼンテーション等で用いられてます。
皆さんは意識せず話をしている際や、営業でプレゼンをしている際に
上手く相手に伝わらないなと思った事はありませんか？話が長すぎて飽きていないかなと。
実は私自身もよく相手と会話をしているうちに自分に自信がなくなってしまうタイミングが多くあります。
そんな時に「自分を客観的に見て、ダサいな」と思う。
恥ずかしすぎてこの場から逃げたいと思う事もあります（笑）
なぜそのようなことが起きるのでしょうか？上手く簡潔に相手に伝える方法が何かないものかと模索している人も多いと思います。
不思議じゃないでしょうか。上手に話をするあの先輩は、何が自分と違うのだろう。話を聞いていても飽きないし、何よりも内容がすっきりと頭の中に入ってくる。
PREP法をマスターすれば、この記事を見ているあなたはもう話がまとまらないと悩むことも、話が長いと言われることもなく、話し上手な先輩のように、軽やかにコミュニケーションをとることができるでしょう。
今回はそんな理想の自分へ近づくために、PREP法というコミュニケーションの考え方をご紹介致します。
PREP法の具体例
ＰＲＥＰ法というのは、下記の４つの単語の頭文字です。
Ｐoint （結論）
Ｒeason （理由）
Ｅxample （例え）
Ｐoint （結論）
Point(結論)・Reason(理由)・Example(実例や具体例)・Point(結論)の順番で文章を作成するテクニックが、PREP法と呼ばれています。
最初に結論を述べてから具体的な話を行い、最後にもう1回結論を述べるので、話をすんなり理解しやすい構成です。
要点が掴めない話を聞いていると、ストレスに感じてしまいますよね？
PREP法を取り入れると、結論から伝える事により、聞き手は重要なポイントを理解した上で詳しい内容を聞くことが可能になる方法です。
聞き手が要点を理解した上で話が進んでいくため、伝わりやすくなります。
ＰＲＥＰ法はプレゼンテーションなど、営業の現場に限らず、今だと就活生の面接や報告業務などあらゆる点で相手に伝えると言う場面で役に立ちます。
先ずは結論とはこのコラムで表現してみますと
「Ｐ」今日はＰＲＥP法の話をします。この話法を体得する事で、人に伝わる分かりやすいプレゼン力が身につきます。
「Ｒ」何故ならば、人は先に結論を言われて、これからどのような話をするのか前もってわかっている方が理解しやすい為です。
「Ｅ」例えるならが今書いている事ですよね？
「Ｐ」以上の事から分かるようにこのようにＰＲＥP法に則って文章を構成すると言いたい事が纏まるようになります。
それでは、実際にＰＲＥP法を取り入れるとどのような効果があるのか考えてみたいと思います。
ＰＲＥＰ法で話すときのメリット
①無駄なやり取りが減る。
そもそもお客様の貴重な時間を使って、我々は営業させていただいています。誰だって自分の貴重な時間を見ず知らずの他人に使っているのに、無駄なやり取りはしたくありません。そのためにも簡潔に話をまとめる必要があるのです。
しかし営業現場では説明が冗長で相手に伝わらない、論点が分からない等、何を言っているのか分からないという場面に遭遇します。
その原因こそ、話の組み立て方にあるのですが、ＰＲＥＰ法を意識する事で改善できます。
私は入社した当時、面談しているお客様に何度も言い返される事がありました。
何を言い返されるかというと、「説明している内容が分からない。」「言いたい事の論点が伝わらない」など、辛辣なお言葉をも追う事もしばしばありました。
同じ内容を何度も説明することになるだけでなく、本題とは関係がない部分で叱られたり指摘を受けたりして時間を無駄にすることもあります。
しかしそれはお客様が意地悪で言っているわけではなく、自分の話し方、伝え方に問題がある意識することが大切なのです。
実際にお客様に言われた時は、テンパってしまうでしょう。
何度も聞き返される恥ずかしさ、お客様からの信用失われていく実感で余計伝わらない状態になり悪循環を引き起こします。
なので、不要なやり取りを減らすため、恥ずかしい思いをしない為にもPREP法を用いた伝わる説明を心がけると良いです。
②説得力を持たせられる。
これも①と重なる所がありますが、
PREP法は説得力を持たせられるようになります！
ＰＲＥＰ法の順番は結論を述べた上で、説明や裏づけとなる話をすることになるため、聞き手が話の内容を理解しやすくなります。
論理的で理解が容易になるので意図が伝わりやすく、相手を納得させる力があります。
結論がわかっているのであれば、そこから紡ぐ言葉はその結論に向かってのパーツなんだと、お客様は理解することができるため、意図をくみ取りやすくそして納得することができます。
これが結論を伝えないまま繋いでしまうと、こちら側の意図がわからず、話途中で混乱を招いてしまうでしょう。
私も論理的であることを意識しているつもりでも、きちんと組み立てを行わずに感情のまま書いた文章は情報にまとまりがなく、説得力がなく「あれ？」クエスチョンを生んでしまいます。
どれだけ熱意をもって語りかけたとしても、文章構成が無茶苦茶であれば遠吠えと一緒です。
ＰＲＥＰ法で論理的な内容に仕上げることができれば、多くの人から説得力があると思ってもらえるような文章を書けるようになるはずです。
それが営業活動していく中で相手に伝わっていると思うと「自身」に繋がります！
③論理的に整理できる能力が身につく
ＰＲＥＰ法は一時的に論理的な文章を作成できるようになるのではなく、論理的に物事を整理する能力を身につけることができる様になります。
ＰＲＥＰ法を取り入れるのであれば、最も強く伝えたい結論の部分を考え出し、結論に至るまでの内容を分かりやすくまとめる必要があります。物事に対しても見方が変わりますし、何よりＰＲＥＰ法で伝える習慣がつくと、話し手の結論が何か。どういう理由か。というのも自然と理解できるようになります。
文章の構成を練ったり、考えた内容を報告や発表、説明などとしてアウトプットしたりすることで、能力を向上させることができます。
数々のビジネス書に書かれている様に論理的な思考力はビジネスの根源です。
報告や営業のために論理的な思考に基づいた文章をスムーズに書けるようになるだけでなく、日頃から論理的に様々なことを考えられるようになり、あらゆるシーンで最適な判断ができるようになりましょう。
④文章作成能力が上がる
私の難題である、ＰＲＥＰ法を活用することによって、文章作成能力をアップさせることが可能です。
相手に伝わりやすい文章になるだけでなく、優れた文章を素早く書けるようになることが魅力的なポイントです。
自分で考えながら文章を書かなければならない仕事を行っている人は多いですが、予定より作成に時間がかかってしまったり、長い時間をかけたわりに満足できない内容になっていたりする人が多いのではないでしょうか？
PREP法は書く順番が定められているので、型に当てはめながらテンポ良く書いていくことができるのです！
文章を書いているとよくありがちですが、あれもこれも書きたいことを書いてしまって、とりとめのない文が出来上がってしまうことはないでしょうか。自分では理解できるんですが、他人が読んだときに納得できないだろうな・・。と
結局読みにくいので書き直すも、どこをどう直していいのかわからない・・。と困ってしまうことも多いのではないでしょうか。私はあります（笑）
そんな書く内容は決まっているはずなのに時間がかかってしまう人、途中で止まってしまうことが多いと感じている人はＰＲＥＰ法で文章作成能力を高めていくべきだと言えます！
この様に、ＰＲＥＰ法を活用しビジネスチャンスをつかみ取っていければと思います。
私は少しだけセミナー講師も携わった事があった経験から「結論（伝えたいこと）」を先に思い描き、「なぜなら」という接続詞を頭の中で唱えながら話をするように心がけています。
心がける様になり、お客様との商談に説得力、伝達力がアップしたという実感が出る様になりました。
私の持論ですが、お客様からの反応は目に見えて変わりますので、お客様との関係もより良好になっている気がします。
ＰＲＥＰ法のデメリット</ｐ>
ただ、便利なＰＲＥＰ法ですが、シンプルさが求められるビジネスシーンでは大いに役立てることができますが、雑談や親しい人と話すときには気を付けた方がよいです。
ＰＲＥＰ法は、冷たい印象や素っ気ない印象を与えやすくなるので、ビジネスシーンのみで使用すると失敗を防ぐことができます。
スピーチや物語、親しい人との会話には不向きであり、シーンによっては押しが強く感じられてしまうことを理解して使い分ける事をお勧めします。
営業で相手にするのは人間ですので、「感情」があります。
実際の商談は「その場の空気感」や「お客様との距離感」も大事です。
かと言い伝わらないと、お客様とは遠ざかってしまいますのでＰＲＥＰ法に自分のキャラの味付けをして話をするように意識するとお客様との雑談も上手く行きますし商談もスムーズにいくかと思います。
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